Одит на Изпълнителна агенция "Автомобилен автотранспорт" (ИААА) е направила Сметната палата. Проверката е за съответствие при финансовото управление на агенцията за периода от 01.01.2012 г. до 30.06.2013 г.

При одита са анализирани и оценени областите: бюджетен процес, възлагане и изпълнение на обществени поръчки по реда на Закона за обществените поръчки (ЗОП) и Наредбата за възлагане на малки обществени поръчки (НВМОП) (отм.) и управление на

В резултат на извършения одит са направени оценки и изводи за финансовото управление на бюджетните средства и имуществото на Агенцията за одитирания период.

Организацията по планирането, съставянето и утвърждаването на бюджетната сметка за осъществяване на дейността на ИААА за 2012 г. и към 30.06.2013 г. е в съответствие с указанията на Министерството на финансите (МФ) и на първостепенния разпоредител - МТИТС.

Утвърдени са през 2008 г. Системи за финансово управление и контрол в ИААА (СФУК), към които е разработена Стратегия за управление на риска. Същата е с общ характер и не е актуализирана и приведена в съответствие с разпоредбата на чл. 12, ал. 3 от Закона за финансовото управлени и контрол в публичния сектор (ЗФУКПС). За одитирания период не са идентифицирани и оценени рисковете, както и не е изготвен риск-регистър в несъответствие с изискванията на ЗФУКПС и методическите указания на МФ. Със Заповед № 082 от 24.02.2012 г. на изпълнителния директор е назначен служител на длъжност финансов контрльор, за осъществяване на предварителен контрол за законосъобразност при поемане на задължения и извършване на разходи. За одитирания период не е определен служител, който да осъществява предварителен контрол в случаи на отсъствие на титуляра.

ИААА, съгласно чл. 2, ал. 4 от УП на ИААА е администратор на приходи от дарения, помощи и други привлечени средства от местни и чуждестранни физически и юридически лица. В приходната част на бюджетната сметка на ИААА през 2012 г. са постъпили общо приходи в размер на 21 203 629 лв., а към 30.06.2013 г. постъпилите приходи са в размер на 10 042 278 лв. Приходите са от такси за издаване на документи и за извършване на административни услуги, определени в Тарифа № 5 за таксите, които се събират в системата на МТИТС, глоби и имуществени санкции по ЗАП и ЗДП, наеми от имущество и др.

За одитирания период са получени материали, стоки, горива и услуги, както и са извършени строително - ремонтни дейности по сключени договори за спонсорство и договор за съвместна дейност със „СИБАНК" ЕАД. Директорите на регионалните дирекции в „КД-ДАИ" гр. Русе и гр. Благоевград са подписвали договори за спонсорство, без да са упълномощени от изпълнителния директор на ИААА да сключват договори и да приемат спонсорства, както и да се разпореждат с получените дарения.

Установено е, че част от получените горива са под форма на дарения и са без сключени договори, както и че са получени от служители на ИААА, които не са упълномощени за това от изпълнителния директор. От ИААА в качеството й на администратор на приходи от дарения не са утвърдени вътрешни актове, регламентиращи реда за получаване и управление на даренията, както и условията, при които се сключват договорите за дарения и/или спонсорство. Не се поддържа регистър на даренията и не са определени с вътрешен акт длъжностни лица за осъществяване на контрол по отношение управлението и използването на даренията в ИААА и регионалните й структури.  От ръководството на ИААА не е извършен анализ по отношение на фирмите - дарители в структурата на Агенцията и използването по предназначение на даренията.

През одитирания период са ползвани имоти по силата на договор, сключен през 2010 г. за банково обслужване на дейността на Агенцията. Към договора са сключени Анекси, с които са предоставени материали, стоки и са извършени строително - монтажни дейности във вид на дарения. По силата на сключения договор, имоти публична и частна държавна собственост, предоставени за управление на ИААА със заповеди на Министъра на транспорта, находящи се в 22 града, в които са разположени структурни подразделения на Агенцията, са предоставени за банкови офиси. В резултат на извършените действия от страна на ръководството на ИААА е сключен договор, с който са предоставени имоти държавна собственост, без да е осигурена публичност и конкуренция и без да  е приложен редът за отдаване под наем на имоти публична и частна държавна собственост, с което са нарушени разпоредбите на чл. 16, ал. 1 и ал. 2 и чл. 19, ал. 1 от Закона за държавната собственост (ЗДС).

В регионалните структури на ИААА в гр. Кърджали, гр. Монтана, гр. Велико Търново и гр. Хасково са сключени договори, с които са отдадени под наем части от имоти държавна собственост, за инсталиране на кафе автомати. В договорите не е определена месечна наемна цена, а са включени клаузи за предоставяне на горива под форма на дарения от фирмите, ползватели на частите от имоти държавна собственост. Договорите са сключени без проведени търгове за отдаване под наем на имоти държавна собственост, с което са нарушени чл. 16, ал. 1, ал. 2 и чл. 19, ал. 1 от ЗДС.

Разходите през одитирания период са извършени при спазване на нормативните изисквания и са в размер на 10 380 474 лв. през 2012 г. и 4 693 909 лв. към 30.06.2013 г. В основната си част разходите са за изплащане на работни заплати, задължителни осигурителни вноски и други възнаграждения и плащания.

Индивидуалните размери на основните месечни заплати на изпълнителния директор и на заместник - изпълнителните директори на ИААА, както и на служителите, назначени по трудови и служебни правоотношения, са в рамките на минималните и максималните размери на основните месечни заплати по длъжностни нива определени с ПМС № 67 от 2010 г. и Наредбата за заплатите на служителите в държавната администрация, в съответствие с нормативните изисквания. Назначени са служители по трудови правоотношения, за които са въведени длъжностни наименования, каквито не са предвидени в Единния класификатор на длъжностите в администрацията (ЕКДА) и в Класификатора на длъжностите в администрацията (КДА), в сила след 01.07.2012 г.

Изплатените средства за допълнително материално стимулиране (ДМС) са в рамките на планираните. За изплатените средства за допълнителни възнаграждения са издадени заповеди от изпълнителния директор на ИААА. За получените допълнителни възнаграждения от изпълнителния директор на основание чл. 12 от Вътрешните правила за работна заплата (ВПРЗ) е издадена заповед от Министъра на транспорта, информационните технологии и съобщенията. Размерът на получените допълнителни средства от изпълнителния директор за първото полугодие на 2012 г. надвишава размера, определен със заповедта на Министъра на транспорта, информационните технологии и съобщенията.

За първото шестмесечие на 2012 г. за постигнати високи резултати от служителите, назначени на трудови правоотношения, са изплатени допълнителни възнаграждения. От директорите на дирекции не са изготвени предложения за допълнителните възнаграждения, въз основа на предвидените във ВПРЗ критерии. Изплатено е допълнително възнаграждение за постигнати високи резултати на изпълнителния директор, за което е изготвено предложение от главния секретар на ИААА до Министъра на транспорта, информационните технологии и съобщенията, но от Министъра на транспорта не е издадена заповед. За второто полугодие на 2012 г. и към 30.06.2013 г. средства за допълнителни възнаграждения за постигнати резултати не са изплащани. За изплатените средства за работна заплата на служителите не е осъществен предварителен контрол за законосъобразност от финансов контрольор.

Със Заповед № РД-01-481 от 21.11.2012 г. на изпълнителния директор са изплатени средства за работно облекло на служители, назначени по ПМС № 66 от 1996 г. за кадрово осигуряване на някои дейности в бюджетните организации, съгласно утвърден списък на служителите и заеманите длъжности, включващ елементите на работното облекло и сроковете на износване. За длъжността технически сътрудник в заповедта е определено работното облекло, което e с характер на представително. За шестмесечието на 2013 г. са изплатени на служители, назначени по трудови договори, средства за работно облекло на основание заповед на изпълнителния директор. Определените със заповедта облекла са с характер на представително, а не на работно по смисъла на чл. 3 и чл. 6, ал. 1 от Наредбата за безплатното работно и униформено облекло. В нарушение на чл. 8, ал. 4 от Наредбата за безплатното работно и униформено облекло, на служителите, работещи по трудово правоотношение са изплатени средства за закупуване на работно облекло, вместо предоставяне на осигурено от работодателя.

Разходи за електрическа енергия, топлинна енергия и питейна вода за сградите в регионалните структури, чиито собственик е ИААА са извършени без да са проведени процедури на договаряне без обявление на основание чл. 90 от ЗОП и без да са сключени на основание чл. 93, т. 1 от ЗОП (изм. от 26.02.2012 г.) договори за доставка със съответните дружества.

Извършен е текущ и основен ремонт, за който са съставени приемо - предавателни протоколи за извършени строително - монтажни работи. Протоколите са подписани от изпълнителния директор в качеството му на възложител и от служители на Агенцията, без да са  посочени  длъжностите им, както и без издадена  заповед за определяне на комисия или длъжностни лица за приемане на изпълнението по договорите. Не е осъществен контрол от страна на технически лица, което създава риск от некачственно изпълнение на договорите.

При възложените обществени поръчки за одитирания период са установени нарушения на приложимите нормативни актове. Извършените нарушения се дължат на неосъществен контрол от страна на ръководството в ИААА на проведените обществени поръчки, за одитирания период..

Проведена е обществена поръчка по реда на чл. 90, ал. 1, т. 3 от ЗОП чрез процедура на договаряне без обявление, с предмет „Разширяване на конфигурацията на софтуерната система Archimed e DMC, използвана в ИААА". За проведената процедура не е изпратена информация до Агенцията за обществени поръчки (АОП) за сключен и изпълнен договор, в нарушение на чл. 44, ал. 1 и ал. 9 от ЗОП.

За периода от 01.01.2012 г. до 30.06.2013 г. поради неосъществен контрол от страна на ръководството в ИААА, на възложените обществени поръчки по ЗОП и по реда на Глава осма „а" от ЗОП, са извършени нарушения от които: при една проведена процедура по ЗОП, от възложителя не е изпратена информация за сключен и изпълнен договор в нарушение чл. 44, ал. 1 и ал. 9 от ЗОП; за две обществени поръчки възложени по реда на Глава осма „а" от ЗОП, критерият за оценка на офертите с показателите за оценка и тяхната относителна тежест не са определени в публичните покани, с което е нарушен чл. 101б, ал. 1, т. 4; при пет обществени поръчки възложени по реда на Глава осма „а" от ЗОП, публичната покана не е публикувана едновременно на Портала на обществените поръчки и в профила на купувача, както и срока за публичен достъп до поканата е по-кратък от 7 дни, с което е нарушен чл. 101б, ал. 2; при една обществена поръчка възложена по реда на Глава осма „а" от ЗОП не е сключен договор, с което е нарушен чл. 101е, ал. 1; при девет обществени поръчки възложени по реда на Глава осма „а" от ЗОП от изпълнителите на поръчките не са представени документи, издадени от компетентен орган, за удостоверяване на липса на обстоятелства по чл. 47, ал. 1, т. 1 от ЗОП и декларации за липса на обстоятелства по чл. 47, ал. 5 от ЗОП, с което е нарушен чл. 101е, ал 2 от ЗОП и при девет обществени поръчки е допуснато назначаване на комисията след срока на подаванете на офертите, в несъответствие с чл. 101г, ал. 1 от ЗОП. Предварителният контрол, осъществен от финансовия контрольор преди сключването на договорите за обществени поръчки е формален, а преди извършването на плащанията е извършен за наличие на финансови средства за изпълнение на поръчките.

Контролните листи за предварителен контрол преди сключването на договори, не съдържат всички елементи и законови дейности, които подлежат на проверка преди вземане на решение за сключване на договори.

Не е определено отговорно длъжностно лице за комплектоването и съхранението на документите във връзка с възложените обществени поръчки. Досиетата не съдържат оригиналните документи от възложените обществени поръчки, с което не са спазени изискванията на Вътрешните правила за реда и организацията за възлагане на обществени поръчки .

В ИААА е създадена организация за управление и стопанисване на предоставеното имущество. Всички имоти са предоставени за управление със заповеди на Министъра на транспорта, информационните технологии и съобщенията и със заповеди на областните управители по местонахождение на имотите. За предоставените имоти се води Регистър на недвижимите имоти публична и частна държавна собственост. Утвърдените Вътрешни правила за придобиване, управление и разпореждане с недвижими имоти - държавна собственост, предоставени за управление на ИААА, не са актуализирани и са в несъответствие със ЗДС, ППЗДС и с новата структурна организация на Агенцията, въведена с промяна на УП през 2013 г. За одитирания период не са спазени Вътрешните правила за придобиване, управление и разпореждане с недвижими имоти - държавна собственост, предоставени за управление на ИААА, като не са съставяни и изпращани доклади за състоянието на имотите от началниците на областните отдели в регионалните структури на Агенцията..

Транспортното обслужване на ИААА и регионалните й структури се осъществява със 158 бр. автомобили. За одитирания период в ИААА и регионалните й структури не са извършвани проверки от назначени за целта комисиии, за съответстие на данните за отчитане на изминатите километри и изразходваното гориво, с което не са спазени Вътрешните правила за реда за съставяне и движение на счетоводните и свързаните с тях документи и процедури в ИААА. Проверка за съответствие е извършена само при годишната инвентаризация за 2012 г. на ИААА. Не са определени във вътрешен акт критерии за определеляне на лимити на гориво за служебните автомобили, което създава риск за допускане на нарушения. Създадената организация за отчитане на разходите за гориво и изминатите километри при липсата на текущ контрол не гарантира законосъобразното и ефективното ползване на служебните автомобили.